Hilfe ich versinke im Chaos

Als selbstständige Make Up Artist & Brautstylist sind wir nicht nur für zauberhafte Stylings zuständig, sondern müssen unsere gesamte Arbeit gut durchstrukturieren. Chaos - für eine gewisse Zeit - ist sicherlich möglich,  aber irgendwann wächst es uns über den Kopf und wenn das passiert, dann ist Land unter angesagt.

Ich selbst war immer der Mensch, der seine Struktur im Kopf hatte, mit meinen To Dos, meinen Terminen, meinen täglichen Aufgaben. Mit dem Zuwachs an Arbeit war dies aber kaum noch zu bewältigen und so vergaß ich Termine, auf meinem Schreibtisch bildeten sich Berge von Arbeit und es wurde immer mühsamer mich an meine To Dos zu setzen.

Was ich wichtig?

Was kann warten?

Wann hatte ich noch mal meinen Zahnarzttermin, vor oder nach dem Interessentengespräch und hatte ich eigentlich schon das Geld für die Klassenfahrt meiner Tochter überwiesen?

Ich glaub ich muss nicht viel mehr erzählen - Du weißt worauf ich hinaus möchte 😆

In meiner Mastermind mit Lilli Koisser habe ich etliche Tools kennengelernt, mit denen ich meine Arbeit strukturieren kann und die mir helfen meinen Arbeitsalltag in geordnete Bahnen zu lenken. Denn ein geordneter Arbeitsplatz bringt auch Ordnung in Deinen Kopf und damit eine angenehme Ruhe, die es Dir als Selbstständige erlaubt auch mal abschalten zu können. 

Während meiner Mastermind habe ich einen Einblick in etliche sogenannte Productivity Tools erhalten, aber auch ziemlich viele wieder verworfen. Ich möchte euch heute meine Top 3 Tools für mehr Produktivität plus einen Geheimtipp mit auf den Weg geben:

3 Tools um Deinen Arbeitsalltag als Make Up Artist & Brautstylist zu strukturieren

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Pomodoro - Dein Tool für produktives Arbeiten

Pomo was? Zumindest dachte ich das, als ich das erste Co-Working bei Lilli hatte. Zu Beginn sollten wir unsere To-Dos notieren (am besten nicht mehr als 3 und vor allem To-Dos, die in der angesetzten Zeit realisierbar sind - für das positive Gefühl es geschafft zu haben!) und dann wurde der Timer gestellt. Hier kann man selbst wählen - je nach Umfang der Arbeit - welchen Rhythmus man einstellen möchte. Ich arbeite am liebsten im 50-10-50-10-50 Takt, sprich 50 Minuten arbeiten, 10 Minuten Pause, 50 Minuten arbeiten und das für 3Stunden. In dieser Zeit eliminiere ich jegliche Störungen, die mich von meinen To-Dos ablenken könnten, ziehe mich in mein Zimmer zurück und meine Familie weiß, jetzt möchte ich nicht gestört werden.

Ich habe Pomodoro im Übrigen auch während Corona beim Homeschooling für meine Kinder genutzt. Wir haben dann gemeinsam mit Pomodoro gearbeitet - sie an ihren Schulaufgaben, ich an meinem Home Office To Dos. In den 10 Minuten Pause sind sie dann immer rausgestürmt und haben ihre angestaute Energie auf dem Trampolin entladen 😅

Damit hat Pomodoro nicht nur mir Struktur und innere Ruhe gegeben, sondern auch meinen Kindern.

Pomodoro kann man kostenlos nutzen.

Trello - Dein interaktives Memoboard

Du möchtest Deine wöchentlichen To-Dos ordnen, ihnen Labels geben, sie flexibel zwischen den Wochentagen hin- und herschieben, Deinen To-Dos eine Beschreibung oder eine Datei als Anhang hinzufügen und das alles for free?!

Dann wirst Du Trello lieben! Trello bietet so viele Möglichkeiten gerade im Hinblick auf die Wochenplanung. Ich nutze es zum Beispiel auch für meine Online Ausbildung, um den Tagesablauf für alle transparent zu machen. 

Man kann die Boards im Übrigen auch mit seinen Teammitgliedern teilen, so dass mehrere Personen an den Wochenaufgaben arbeiten können.

Calendly - Dein Tool um reell Zeit zu sparen

Kennt ihr das, der Probetermin oder zumindest das Finden des Probetermins ist mit schier endlosen E-Mails verbunden. 'Ich hätte am ... von ... bis ...Zeit.' 'Leider kann ich am ... gar nicht, aber geht es auch am...?' 'Am ... kann ich, aber nur von ... bis ...' 'Können wir auch eine halbe Stunde früher machen, ich muss nämlich um ... dort und dort sein.' Soviel wertvolle Zeit, die wir für unsere To-Dos nutzen, unseren Kindern beim Hausaufgaben machen, Mittagessen vorbereiten, könnten!

Die Lösung: Calendly! So ein geniales Tool, und wenn Du nur einen Kalender anlegst sogar kostenfrei!

Du gibst an, an welchen Tagen und zu welcher Zeit Du Deine Probetermine vergeben möchtest. Du kannst dabei 1, 2 oder mehrere Monate im Voraus planen. Diesen Link zum Kalender schickst Du dann in Deiner E-Mail Deinen Bräuten/ Kunden, sie suchen sich einen Termin aus und buchen diesen. Der Clou, Du erhältst nicht nur eine E-Mail Benachrichtigung - sogar mit Erinnerungen, wenn Du möchtest - sondern Dir wird der Termin auch direkt in Deinem Kalender eingetragen, ganz von allein! Ist das nicht verrückt?!

Ich liebe Calendly, weil dieses Tools reell Zeit spart, Zeit die so kostbar ist!

Seit ich dieses Tools nutze, ist mein Arbeitsalltag um Längen strukturierter, ich muss nicht alles im Kopf haben, sondern erhalte sogar Erinnerungen - ohne 1 Minute Zeit investiert zu haben!

Mein Geheimtipp: RescueTime! Dein Tool zur Kontrolle Deiner Produktivität

Wie oft habe ich mich am Ende der Woche gefragt, was ich eigentlich getan habe. Ich wusste ich habe gearbeitet, aber gleichzeitig war ich der Meinung mal wieder viel zu unproduktiv gewesen zu sein. 

Um mir aber vor Augen zu halten das ich sehr wohl produktiv war - oder auch nicht 😅 - habe ich mir RescueTime auf meinem Laptop heruntergeladen. Mit diesem Tool erhalte ich jede Woche einen Wochenbericht, der mir angibt wie viel Zeit ich gearbeitet habe - auch im Vergleich zur Vorwoche - wie hoch meine produktive Zeit war und wie viel ich mich hab ablenken lassen. Es wird sogar genau aufgelistet wie viele Stunden ich auf welcher Website verbracht habe. Ich kann also genau sehen was ich getan habe.

Mir hilft es gerade in Wochen, in denen ich sehr mit mir und meiner Zielstrebigkeit bzw. meinem Arbeitsverhalten hadere und meine ich hätte mich viel zu sehr ablenken lassen, anstatt tatsächlich produktiv gewesen zu sein. Wenn ich dann sehe, ach dort hab ich die meiste Zeit verbracht - z.B. wix.com (vermutlich um meinen Newsletter zu schreiben 😅) - dann erinnere ich mich meist auch wieder, was ich getan habe. You know what i mean 🙈

Was solche Tools so gut sein lässt: die reell gewonnene Zeit, die innere Ruhe, die sie einem geben.  

Teilt mir doch gerne mit, welches eure liebsten Tools für ein produktiveres Arbeiten sind. Ich freue mich selbst immer darüber weitere Helferlein zu entdecken!

Bis ganz bald

Eure